売上や達成率のように成果を数字で示しやすい仕事でも、数字だけでは本人が何をしたのか分からないことがあります。反対に、事務・支援・調整のように数字へ置き換えにくい仕事でも、仕事の進め方や周囲に起きた変化を具体的に示せれば成果として説明できます。
実績を書くときに避けたいのは、文章を強く見せるために元の事実を増やすことです。チーム全体の売上を自分だけの成果にしたり、記録にない削減率を足したりすると、数字は目立っても本人の経験を正確に伝えられません。
この記事では、成果として使いたい経験の元の事実をそろえ、数字・チーム成果・数字にしにくい仕事をどう書き直すかを3つの架空例で確認します。最後に修正前と修正後を見比べ、事実や因果関係を足していないかまで確認します。
文章を直す前に、成果の元になった事実をそろえる
文章を直す前に、成果の元になった仕事を「対象・期間・役割・行動・結果」に分けます。最初から格好のよい文章にしようとすると、本人が担当していない範囲や確認していない効果まで混ざりやすくなるためです。
| 確認すること | 書き出す内容 |
|---|---|
| 対象 | 誰・何を対象にした仕事か |
| 期間 | いつからいつまで、またはどの時点の結果か |
| 役割 | チームの中で自分が任された範囲はどこか |
| 行動 | 自分が考え、変え、提案し、実行したことは何か |
| 結果 | 仕事・顧客・チームにどのような変化が起きたか |
数字を使う場合は、この5項目に加えて比較条件も確認します。たとえば「前年比120%」なら、何と何を比べた数字なのか、同じ期間・同じ対象を比べているか、個人の数字かチームの数字かを確認します。
数字を使わない場合も考え方は同じです。「フォーマットを作った」「丁寧に対応した」のような行動だけで終わらず、その結果として仕事の状態がどう変わったのかまで確認します。
数字を書くなら、期間・比較条件・本人の範囲まで確認する
売上、達成率、件数、時間、削減率などを使うときは、数字そのものより「何を表した数字か」を説明できることが重要です。
少なくとも次の点を確認します。
- 何の数字か
- どの期間の数字か
- 何と比較した数字か
- 率なら分母と分子は何か
- 個人の数字か、チーム・部署全体の数字か
- その結果に対して自分が担当したことは何か
比較条件を確認できない数字は、文章を強く見せるために使いません。元の記録に金額や件数しかないなら、確認できる範囲だけを書きます。
数字にしにくい仕事は、行動ではなく「起きた変化」まで書く
定常業務や支援業務では、売上や達成率のような数字が見つからないことがあります。その場合も、架空の数字へ置き換える必要はありません。
確認したいのは、自分の行動によって仕事の状態にどのような変化が起きたかです。たとえば次のような変化があります。
- 必要な情報を同じ形式で確認できるようになった
- 確認漏れを事前に見つけられる運用になった
- 担当者が変わっても同じ手順で処理できるようになった
- 関係者への確認や差し戻しが減った
- 問い合わせに必要な情報を早く探せるようになった
ただし、自分が工夫した事実だけがあり、その後の変化を確認できない場合は、無理に成果へ言い換えません。その経験は「担当業務で行った工夫」として残し、結果まで説明できる別の経験がないか探します。
そもそも成果として使える経験が見つからない場合は、目立つ実績がない仕事から経験の根拠を見つけるで、定常業務の記録から改善・品質・支援の材料を探せます。
チーム成果は、全体の結果と自分の担当を分ける
チームや部署で出した成果は、全体の結果と自分が担った部分を分けます。
たとえば部署全体の売上が増えたとしても、それだけで「自分が売上を伸ばした」とは書けません。チーム全体の結果を示したうえで、その中で自分が担当した顧客、提案、改善、調整などを具体化します。
因果関係まで確認できない場合は、「自分の行動によってこの結果を実現した」と強く結び付けず、本人の行動とチーム全体の結果を分けて書きます。
3つの架空例で、修正前と修正後を見比べる
ここからはすべて架空例です。実在する人物・企業の実績ではありません。元の事実にない数字や成果を追加せず、どこを直すかを確認します。
例1：チームの売上増を自分だけの成果にしない
元の事実は次のとおりです。
- 法人営業チームに所属
- 1年間で12社を担当
- 契約更新前に利用状況を整理し、更新提案を担当
- チーム全体の年間売上は1億円から1億2,000万円へ増加
- 自分の担当行動が売上増のうち何円に寄与したかは確認できない
修正前の文：
「顧客への提案を改善し、年間売上を1億円から1億2,000万円へ伸ばした。」
この書き方では、チーム全体の売上増を本人だけの成果に見せています。
修正後の文：
「法人営業チームで12社を担当し、契約更新前の利用状況を整理したうえで更新提案を行った。チーム全体の年間売上は1億円から1億2,000万円へ増加した。」
本人の行動とチーム全体の結果を分けることで、確認できない寄与額を作らずに経験を説明できます。
例2：減った実感があっても、確認できない割合は書かない
元の事実は次のとおりです。
- 営業から経理へ提出する申請で、不足項目による差し戻しが繰り返し起きていた
- よく不足する項目を洗い出し、提出前チェックリストを作成
- 運用後は営業側で不足項目を確認してから提出するようになり、差し戻される場面は以前より減った
- 差し戻し件数や削減率は集計していない
修正前の文：
「チェックリストを導入し、差し戻しを30%削減した。」
実際に差し戻しが減ったとしても、30%という割合を集計していないなら数字にはできません。
修正後の文：
「申請時に不足しやすい項目を整理して提出前チェックリストを作成し、営業側で確認してから経理へ提出する運用へ変更した。運用後は、不足項目による差し戻しが以前より減った。」
数字は出せなくても、日々の業務で確認できた変化まで書けば成果として伝えられます。逆に、差し戻しが減ったかどうかも確認できないなら、チェックリストを作ったことは工夫・取り組みとして扱い、成果とは言い切りません。
例3：それらしい表現で終わらず、何が変わったかを書く
元の事実は次のとおりです。
- 顧客からの問い合わせ内容を複数の担当者が記録
- 記録項目が担当者ごとに異なり、引き継ぎ時に不足情報の確認が発生していた
- 過去の確認内容から必要項目を整理し、共通フォーマットを作成
- 運用後は必要な情報が同じ形式で残り、引き継ぎ後に追加確認をせず対応を始められるケースが増えた
- 改善率や削減時間は集計していない
修正前の文：
「問い合わせ記録のフォーマットを改善し、スムーズな情報共有を実現した。」
一見すると成果が書かれていますが、「スムーズになった」とは具体的に何が変わったのかが分かりません。
修正後の文：
「担当者ごとに異なっていた問い合わせ記録の項目を整理し、共通フォーマットへ統一した。必要な情報が同じ形式で残るようになり、引き継ぎ後に不足情報を追加確認せず対応を始められるケースが増えた。」
「情報共有を改善した」のような抽象的な表現を、実際に起きた仕事の変化まで具体化しています。数字を付けなくても、改善前と改善後の違いが説明できれば成果として伝えられます。
書き直した後は、元の事実を増やしていないか確認する
成果表現を直したら、元の事実と修正後の文を並べて確認します。
- 元の記録にない数字を追加していないか
- 比較する期間や対象が変わっていないか
- チーム全体の成果を自分だけの成果にしていないか
- 自分が担当していない行動まで書いていないか
- 確認できない因果関係を「〜したことで実現した」と言い切っていないか
書き直す目的は、成果を大きく見せることではありません。自分が行ったことと確認できる結果の関係を、読み手が追える文章へ整えることです。
この確認が終われば、実績・成果の内容は提出する文章として使える状態になります。応募先の指定、ファイル形式、送信方法などを確認して提出するときは、応募先の指定に沿って書類を送信・提出するで提出方法を確認できます。
