承諾前の内定を辞退すると決めたら、応募経路に合った窓口へ結論を早めに伝えます。
連絡前には自分がすでに承諾していないかを確かめ、直接応募なら企業、紹介会社が窓口なら担当者へ連絡します。辞退を伝えるために、辞退理由や別の内定を作る必要はありません。
この記事では2つの経路の架空文例を示し、伝えた後の手続きまで確認します。すでに承諾した場合や入社直前の辞退は、これまでの合意と進んでいる手続きも関わるため、この記事の承諾前の例だけで済ませないでください。
まず自分が何と返答したかを確認する
内定通知への返答とその後のメールを読み返します。「ありがとうございます。条件を確認して回答します」と伝えたのか、「入社いたします」と返答したのかを区別してください。自分では保留のつもりでも、どのような意思を示したかが曖昧なら、その文面や通話の経緯を窓口へ伝えて確認します。
承諾書を出していないという理由だけで、承諾していないと決めつけません。電話で伝えた内容や電子手続きの記録も確認しましょう。合意状況に疑問がある場合は、一般的な辞退文を先に送るより経緯を整理して相談する必要があります。
厚生労働省の労働条件の明示に関する説明でも、労働契約は口頭でも成立することと、内容をできる限り書面で確認することを案内しています。自分の返答で何に合意したかを判断しきれない場合は、経緯を相談先へ見せて確認します。
この後の例は、条件を確認中と返答しており、入社する意思はまだ伝えていない候補者を想定します。
直接応募では企業の指定窓口へ伝える
自分で企業へ応募した場合は、内定の案内にある採用窓口へ連絡します。連絡方法の指定があれば従い、指定がなければこれまでの連絡方法を確認してください。メールのやり取りが続いているなら、辞退の結論と感謝を簡潔に記す方法があります。
次は社名を含めすべて架空の例です。候補者はA社の内定に11月6日までに回答する予定でしたが、仕事内容を検討して11月3日に辞退を決めました。
件名：内定辞退のご連絡／氏名
A社 採用ご担当者様
このたびは内定のご連絡をいただき、誠にありがとうございます。検討の結果、今回の内定を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。
選考や条件のご説明にお時間をいただいたにもかかわらず、このような返答となり申し訳ございません。面接で仕事について詳しくお話しいただいたことに感謝しております。
返却物など必要な手続きがございましたら、ご案内いただけますと幸いです。何卒よろしくお願いいたします。
この例では理由を詳しく書いていません。理由を説明したい場合も、実際に判断した範囲を短く伝えればよく、会社への批判や私生活の詳細を無理に付け足さないでください。
電話で連絡するよう指定されている場合は「内定への回答でお電話しました。検討の結果、辞退させていただきたくご連絡しました」と用件を先に伝えます。担当者が不在なら、伝言の方法や折り返しの予定を確認し、誰にも伝わっていないままにしないようにします。
紹介会社が窓口なら、担当者へ結論を渡す
紹介会社経由の応募では、これまで企業との連絡を調整していた担当者へ辞退の意思を伝えます。企業へ本人からも連絡する必要があるかは担当者へ確認し、同じ内容を別々に送る前に役割をそろえます。
架空例として、B社の内定条件を担当者から受け取り、条件確認中だった候補者が辞退を決めた場合です。
B社の内定についてご案内いただき、ありがとうございました。検討の結果、今回は辞退することにいたしました。仕事内容を確認したところ、今後担当したい業務との違いが大きいと判断しました。
入社の承諾はまだお伝えしておりません。B社への連絡をお願いできますでしょうか。私から直接連絡する必要があるか教えてください。返却物などの手続きもご案内いただけますと幸いです。
「担当したい業務との違い」はこの架空候補者が判断した理由です。自分の辞退理由として事実でなければ使いません。「一身上の都合」とだけ伝える場合も、担当者に何を企業へ共有してよいかを確認できます。
理由を尋ねられても事実を増やさない
詳細を答えたくないときは「自分の今後の方向を検討した結果です。詳しい事情については回答を控えさせてください」と伝える方法があります。条件の再提案を受けても辞退の意思が変わらない場合は、その結論を改めて伝えます。
一方、条件が変われば入社を検討したい状態なら、辞退を確定して伝える前に何が未解決かを整理します。辞退の言葉を交渉の手段として使うと、入社の意思がないと受け取られる可能性があります。
辞退の連絡方法を整えれば今後の再応募に影響がないと保証することもできません。将来の評価を予測するより、現在の結論を正確に伝え、依頼されている手続きを確認することに集中しましょう。
連絡後に受領と残っている手続きを確認する
| 確認すること | 行うこと |
|---|---|
| 辞退の連絡が届いたか | 企業又は紹介会社からの返信を確認する。期限が迫って返答がなければ指定窓口へ到達を確かめる |
| 返却が必要な物があるか | 借りた資料や機器がある場合は返却先と方法を確認する |
| 予約や提出が進んでいないか | 健診や入社前手続きなど、案内されている予定があれば停止・変更の窓口を確認する |
| 他社の選考を続けるか | 今回の辞退と別に、残る予定と回答期限を見直す |
辞退後も通知や送信記録は必要に応じて確認できるよう保存します。個人情報や提出書類の取り扱いについて確認したい場合は、その企業や紹介会社の案内に従って問い合わせてください。送信したことだけで返却や予定取消も終わったと考えないことが大切です。
複数の応募先が残っている人は複数社の選考と回答期限を管理する方法で残る予定を整理できます。今回の辞退は窓口へ結論が伝わったかを確認し、残っている手続きを終えてから次の予定へ進みましょう。
